Weiterleitung aus Outlook, Gmail und Co. in den Vorgänge-Eingang.
In Vorgängen hat jede Organisation eine eigene KeyCave-Adresse (z. B. abc123@keycave.de). Wenn du eingehende Post dort sammeln willst, richte in deinem Mail-Programm eine automatische Weiterleitung ein.
Adresse kopieren
- In KeyCave den Tab Vorgänge öffnen.
- Oben rechts auf Einstellungen (⚙) tippen.
- Unter Inbound-Adressen die Zeile deiner Organisation finden und Kopieren wählen.
Diese Adresse ist das Ziel der Weiterleitung — nicht dein alltäglicher Absender.
Outlook (Microsoft 365 / Outlook.com)
- Outlook im Browser oder Desktop öffnen und bei dem Postfach anmelden, das weitergeleitet werden soll.
- Zu den Einstellungen → E-Mail → Regeln (bzw. „Posteingangsregeln“) gehen.
- Neue Regel: z. B. „Auf alle Nachrichten anwenden“ oder nur bestimmte Absender/Ordner.
- Aktion: Weiterleiten an und die kopierte KeyCave-Adresse einfügen.
- Speichern und mit einer Testmail prüfen, ob sie im Vorgänge-Eingang erscheint.
Hinweis: Manche Firmen-Outlook-Konten sperren Weiterleitung. Dann die IT fragen oder nur ausgewählte Ordner weiterleiten.
Gmail
- Gmail → Zahnrad → Alle Einstellungen anzeigen.
- Reiter Weiterleitung und POP/IMAP.
- Weiterleitungsadresse hinzufügen → KeyCave-Adresse eintragen.
- Bestätigungslink in der KeyCave-Inbox (bzw. der weitergeleiteten Mail) bestätigen, falls Gmail das verlangt.
- Danach „Kopie der eingehenden E-Mails weiterleiten“ aktivieren (oder Filter mit Aktion „Weiterleiten an“).
Andere Webmailer (Kurz)
- GMX / WEB.DE: Einstellungen → E-Mail-Weiterleitung / Filter → Zieladresse = KeyCave-Inbound.
- Apple iCloud Mail: auf iCloud.com → Mail-Einstellungen → Regeln → „Nachricht weiterleiten“.
- Eigenes IMAP/SMTP: Server- oder Client-Regel „redirect/forward“ auf die KeyCave-Adresse.
Was danach passiert
Weitergeleitete Mails landen im Eingang unter Vorgänge. Von dort ordnest du sie einem Vorgang zu — Anhänge und die Mail landen im Post-Tresor und sind unter Dokumente erreichbar.
Spam einfach im Eingang mit × entfernen, bevor du zuordnest.
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